הפקת אירועים ותפקיד המפיק

מפיק אירועים – מה תפקידו?

הפקת אירועים היא אחד המקצועות המורכבים ביותר שיש, לא רק עקב העובדה שמפיקי אירועים צריכים להיות "מולטי-טאסק" ולהתעסק בהמון נושאים במקביל – אלא גם מהסיבה הפשוטה שהם יוצרים חוויות של אנשים.

מעבר לכך אנשים שבוחרים לעסוק בהפקת אירועים – צריכים "להמציא את עצמם" כל פעם מחדש עבור הלקוח, כיוון שאפילו אם הוא הגיע בעקבות אירוע של חבר או מכר, תמיד תהיינה לו דרישות מיוחדות ומעט שונות.

הפקת אירועים נחשבת בימינו למקצוע מבוקש, וניתן למצוא מספר מוסדות שמלמדים קורסי הפקת אירועים – הכוללים בהם את כל הידע הדרוש למקצוע.

על אף שהקורסים מקיפים למדי – מפיק אירועים צריך להביא משהו מעצמו, ונוכל לראות שהאנשים המצליחים בתחום זה הם יצירתיים, שירותיים, בעלי מוטיבציה, ובעלי יכולות ניהול גבוהות!

אילו סוגי אירועים יש?

הפקת אירוע – היא מן הסתם מושג די כללי, וזאת מהסיבה שישנם סוגים רבים של אירועים. תחום הפקת האירועים מתחלק לתתי תחומים רבים, ובהתאם לכך – במקרים רבים נוכל למצוא מפיקי אירועים המתמחים בסוג אירוע מסוים.

הסיבה העיקרית לכך, היא שעיסוק בכל סוג אירוע – דורש מיומנויות ספציפיות לאותו התחום, ולכן ברוב המקרים המפיק מתבסס על הניסיון שצבר במשך השנים ועל האירועים שאותם הוא הפיק.

הפקת אירועי חברה

הפקת אירועי חברה – מתאפיינת באופי שונה מאשר אירועים כמו חתונה או בר מצווה, ויש שיגידו שהיא פשוטה יותר ומאפשרת למפיק להתנהל ברוגע יחסי.

כמה זמן נערך אירוע חברה?

אירועי חברה יכולים להתרכז ליום אחד; למשל במצבים של יום גיבוש לעובדים ויכולים להתפרש על מספר ימים; למשל בקרב חברות המוציאות את העובדים שלהם לנופש או כנס בבית מלון או בכפר אירוח.

מבנה אירוע חברה

ברוב המקרים אירועי חברה מתבססים על מבנה קבוע יחסית, המורכב מכנסים או הרצאות, הופעה אומנותית כלשהי – למשל סטנדאפ או מופע טלפתיה, ארוחות מסביב לשעון, פעילות פיזית כלשהי כגון טיולי טרקטורונים או "חפש את המטמון" ומסיבות ריקודים הנערכות בערב.

יצירתיות באירועי חברה

על אף שהשלד הוא יחסית קבוע באירועי החברה, נמצא שכל חברה מעוניינת להעניק את הנופך הייחודי שלה לעובדים וזה ייעשה כמובן, בעזרתו של מפיק האירועים.

חברות מסוימות מעוניינות להעניק לעובדים שלהן מתנות עם הדפסים או סיסמאות הקשורות לחברה – למשל חולצות, כובעים, חלוקי רחצה וכדומה, דבר הדורש התארגנות מראש.

כמו כן – מגמה נפוצה היום היא להכין מופע אומנותי כלשהו, המשלב פיסות מידע הומוריסטיות הקשורות לעובדי החברה וגם זה מצריך התארגנות מראש; עבודה מול הגורמים המתאימים בחברה, וכמובן חוש הומור, יצירתיות, ויחסי אנוש טובים.

הפקת חתונות

סביב הפקת חתונות יש "באזז" רציני, ותוכלו לראות זאת ברגע שתקישו בגוגל מילות חיפוש הקשורות לכך.

החתונה כזירה תחרותית

יש משהו בחתונות, שהפך אותן לזירה תחרותית מאוד בשנים האחרונות, הן עבור הספקים בתחום, והן עבור הלקוחות עצמם.

לפעמים יש תחושה כאילו כל זוג – מנסה להתעלות על הזוגות שלפניו ולקיים את החתונה הכי מיוחדת שנראתה אי פעם, וכזו המתהדרת באטרקציות הכי שוות ויצירתיות שראינו! משום כך – מפיקי חתונות נדרשים להיות יצירתיים במיוחד ובעלי סבלנות ויחסי אנוש מעולים.

הדרישות ממפיקי חתונות

החתונה היא אחד הרגעים המשמעותיים בחייהם של רוב האנשים; הם מעוניינים שהיא תהיה מאורגנת "טיפ-טופ", ותותיר אחריה זיכרונות ומזכרות ללא דופי.

משום כך – הפקת חתונות דורשת ניסיון, מקצועיות ויכולת עמידה בזמנים. זוגות רבים גם יבקשו בקשות מיוחדות, למשל מקומות מקוריים לעריכת האירוע, אטרקציות יצירתיות שיוצאות מהקופסה ועוד. כל אלו דורשים ממפיק החתונות גם יכולת גמישות ו"זרימה" עם הלקוח!

סוגי אירועים נוספים

מעבר להפקת חתונות ואירועי חברה, מפיקי אירועים עובדים גם בתחומים נוספים, למשל הפקת פסטיבלים – הדורשת התנהלות מול העיריה, המשטרה, וספקים רבים. הפקת בר מצווה – שכיום מקבלת אופי ייחודי יותר מפעם וכרוכה לעתים בטיולים לכותל בירושלים או לאתרים מיוחדים אחרים. הפקות אירועים בחו"ל – למשל מסיבות רווקים או כנסים עסקיים, ועוד.

כיצד מפיקים אירוע?

אוקיי, אז כעת אנו מבינים פחות או יותר את מגוון התחומים והנושאים שנכללים בהפקת אירועים. נניח שאנו מעוניינים להתחיל בהפקת אירוע, איך אנחנו בעצם מתחילים לחולל את ה"קסם" הזה?

פגישת תיאום ציפיות

השלב הראשון וההתחלתי למעשה מתנהל בראשו של הלקוח – כיוון שברוב המקרים הוא יודע כיצד הוא מעוניין שייראה האירוע שלו, וגם אם זה לא מדויק, כנראה שיש שם תמונה מעורפלת כלשהי.

בשלב הבא המטרה היא לקבוע פגישה, שבמהלכה המפיק ישוחח עם הלקוח וינסה להבין ממנו בצורה הטובה ביותר כיצד הוא רואה את האירוע שלו.

מפיקי אירועים לעתים יהיו ספציפיים מאוד בשאלות שלהם, וזאת מהסיבה שהם רגילים לחשוב על כל הפרטים הכי קטנים, החל מצבע המפיות על השולחן, דרך סוג העוגיות בפינת הקפה ועד לאופי המוזיקה במסיבה בערב.

עבודתו של המפיק

בשלב הבא המפיק מתחיל להשתמש במיומנות שלו על מנת לחולל את אותו "קסם", שיביא לנו את האירוע שעליו חלמנו. המפיק יערוך לעצמו סדר עדיפויות, וזאת על מנת להתחיל קודם כל במשימות בעלות "זמן התגובה" הגבוה ביותר.

מה הכוונה? ובכן, יש משימות שלא אורכות זמן רב, למשל – הזמנת בקבוקי שתיה קלה לאירוע חברה. הזמנת השתיה יכולה להיעשות גם שבוע לפני האירוע עצמו, ובמידה וחנות מסוימת לא תוכל לספק אותם – סביר להניח שימצא חנות אחרת.

זו דוגמה למשימה ש"תידחק" אחורה בסדר העדיפויות של המפיק. אבל מה קורה אם יש לנו אירוע חברה, שבו הלקוח מעוניין להזמין זמר פופולארי להופעה קצרה?

במקרה כזה המפיק יתקשר בעדיפות גבוהה לאמרגן של אותו זמר, ולפני הכול ישריין את התאריך להופעה.

ניצוח על האירוע

הסערה האמיתית בעבודתו של המפיק, היא למעשה מבול הארגונים והסידורים הנדרש בתקופה שלפני האירוע ויחד עם זאת, אין זה אומר שבסופם הוא יכול להישען אחורה ולשלב רגליים.

המפיק נשאר "דרוך" עד לרגע סיום האירוע, וזה אומר שהוא צריך לנצח על האירוע גם בעת שהוא מתקיים. מפיקי אירועים מכירים בצורה אישית מאוד את מרפי.

חוק מרפי אומר שכל מה שיכול להשתבש – כנראה ישתבש. אז למרות שעבודתו של המפיק היא "לתפור" היטב את כל הקצוות, הוא גם צריך להיות זמין לתפעול בלת"מים; כי ברוב המקרים אכן יהיו כאלו, וכאן תימדד יכולת התושייה והאלתור של מפיק האירועים שלנו.

הפקת אירוע – מה היא כוללת?

הלקוחות הישראלים הם אינם לקוחות פשוטים, ולקוחות רבים דורשים לדעת מה למעשה כולל השירות שהם מקבלים. עלות הפקת אירוע יכולה להיות לא זולה ועבור המפיק חשוב תמיד לשקף ללקוח את מה שהוא מקבל, כך שהוא יוכל להבין את המרכיבים הכלולים בעלות זו.

שיחת ייעוץ

רוב חברות ההפקה מעניקות את שיחת הייעוץ הראשוני בחינם, או בסכום סמלי כאשר לכל שיטה היתרונות וחסרונות שלה.

מעבר לתפיסה השירותית הברורה מאליו; רובם המכריע של המפיקים, מבינים שכל לקוח מעוניין להגיע ולשוחח עמם על מנת לבדוק חיבור אישי וכמובן לקבל פרטים מדויקים על השירות ולשאול שאלות.

אך אם ברצונכם כלקוחות גם לקבל בריף ראשוני כיצד האירוע שלכם צריך להיראות, סט רעיונות זה יעלה סכום סמלי על מנת שכל הצדדים יצאו מורווחים.

עבודה מול ספקים

זהו ה"בשר" של עבודת המפיק, וזוהי העבודה הדורשת ממנו את המיומנויות המתאימות ואת הזמן הרב הנלווה לכך. המפיק ייצור קשר עם כל הספקים הדרושים להפקת האירוע, ע"פ סדר עדיפויות שהוכן מראש.

כאשר חלק מתפקידו של המפיק יהיה גם להשיג מחירים טובים ככל האפשר, ולבצע מעקב אחר התקדמות של עבודות מסוימות כך שהן תהיינה מוכנות בזמן; למשל הזמנת הדפסים על חולצות של אירוע חברה, הזמנת בקבוקי אלכוהול נדירים לחתונה ועוד.

נוכחות וזמינות באירוע

לקוחות רבים יידרשו את נוכחותו הפיזית של המפיק באירוע, ורוב המפיקים אפילו כוללים זאת כחלק מהשירות גם בלי שנבקש מהם. נוכחות של המפיק באירוע או משהו מטעמו היא מומלצת במיוחד, היות כשדברים משתבשים אנו נעדיף אותו לידנו.

זה נכון שמפיקי אירועים רגילים להיות זמינים טלפונית ברוב שעות היום, ועדיין – אנו צריכים לקחת בחשבון שלמרחק הפיזי יש השפעה וייתכן שמשהו יקרה והמפיק שלנו לא יהיה זמין עבורנו ברגע האמת.

עבודה עם מפיק אירועים

מה הוא למעשה אופי העבודה מול מפיק האירועים, וכיצד מתנהל כל התהליך הזה? ובכן, אם להודות על האמת? מדובר בתשובה שיכולה לקבל פנים רבות – בהתאם לנפשות הפועלות. נפרט חלק מהשלבים החשובים בעבודה עם המפיק:

הסכם עבודה

ברוב המקרים, לאחר שיחת תיאום הציפיות וההחלטה שאנו רוצים לעבוד יחד, המפיק ישלח לנו הסכם עבודה שבו רשומים השירותים המוענקים במסגרת ההפקה, המחיר ופרטים נוספים.

בעת שאנו עוברים על ההסכם, עלינו לחשוב אם אנו מעוניינים להוסיף סעיפים מסוימים ולבסוף לחתום ולצאת לדרך.

תקופת הסידורים

מתוקף תפקידו של המפיק הוא יטפל בכל הנושאים הקשורים להפקה וייצור איתנו קשר רק במידה ויש צורך בהחלטות שאנו צריכים לקחת. למרות שמאוד חשוב שהמפיק מיד ישאיר אתכם מעודכנים וימנע מצבים בם הלקוח עלול להרגיש חלילה איזה שהיא הרגשת וואקום.

מידי פעם לפעם המפיק יתייעץ אתכם בעניינים שונים, כדוגמת סוגי המנות בחתונה, צבע הכרזות בפסטיבל או סוג הכובע עם הדפס החברה.

תקשורת עם המפיק

בעוד חלק מהמפיקים רגילים להתנהל במייל, וזמינותם שם גבוהה במיוחד, רוב המפיקים יעדיפו לסגור פינות בשיחת טלפון; פשוט כי זה לוקח הרבה פחות זמן מאשר לכתוב מייל או וואטסאפ.

לאחר שיחת הטלפון המפיק ישלח סיכום של ההחלטות שהתקבלו לוואטסאפ או לאימייל כדי שבנוסף לשיחת הטלפון, יהיה גם תיעוד להחלטות השונות אשר התקבלו.

כל מפיק עובד קצת אחרת, וכך גם הלקוחות; חלק מהלקוחות יעדיפו לתת למפיק חופש פעולה מוחלט, ואפילו יעדיפו לוותר על חלקם בהחלטות חשובות, רק כדי לקבל שקט מענייני ההפקה המתישים.

אילו לקוחות אחרים יתעקשו להיות מעורבים בכל אספקט של האירוע, מתחילתו ועד סופו. במידה ואנו מכירים את עצמנו ככאלו שאוהבים להיות מעורבים, וודאו מראש את זמינותו של המפיק, וסבלנותו ל"הצקות" תכופות מצד הלקוחות, תיאום ציפיות המתבצע בשלב ההתחלתי יכול למנוע אי הבנות בהמשך.

ההבדל בין תוכן חוויתי לאירוע

תוכן חוויתי ואירוע קשורים זה לזה בקשר ברור, ולכן רבים נוטים לערבב ביניהם לעתים. בפסקה זו נעמוד על ההבדלים בין תכנים חווייתיים לאירוע עצמו, ונבין קצת על יחסי הגומלין ביניהם, ועל סוגי התכנים הקיימים בשוק.

מהו תוכן חוויתי?

תוכן חווייתי למעשה מתאר באופן כללי את מגוון הפעילויות שאנו יוצקים לתוך האירוע, ורבים נוטים לכנות אותן גם "אטרקציות".

התוכן החווייתי שאנו מביאים לאירוע שלנו הוא זה שהופך אותו למיוחד, והוא זה שמשאיר את רוב הזיכרונות אצל המשתתפים באירוע!

מטרתו של התוכן החווייתי הוא להעניק למשתתף באירוע תחושה מיוחדת (רגש), ולהעמיד אותו במצבים שיוציאו אותו משגרת היום יום.

סוגי תוכן חוויתי

תכנים חווייתיים יכולים לקבל צורות שונות, והמגוון העצום בהם נובע מהעובדה שהם חייבים להיות יצירתיים ומעניינים.

אירועי חברה

הדוגמה הכי טובה לתכנים חווייתיים שהפכו לפופולאריים במיוחד לאחרונה, הם חדרי בריחה. חדרי בריחה נכנסו לאופנה כה חזק, שהם כבר מזמן לא מככבים רק באירועי חברה וימי גיבוש. ניתן למצוא אנשים רבים שנוהגים לפקוד חדרי בריחה באופן קבוע, גם כשמדובר בבילוי זוגי ומשפחתי.

תכנים מעניינים נוספים שאנו מוצאים בהפקות אירועי חברה, הם מרוצי קארטינג, גולף, מופעי סטנד-אפ, אומני חושים, הפעלות ריקוד, ועוד. העיקר שיניעו אנשים לפעולה.

חתונה ובר מצווה

באירועים כמו חתונות ובר מצווה התוכן החוויתי יהיה מעט שונה, עקב העובדה שתשומת הלב באירוע מופנית בעיקר לחוגגי לטקס, ופחות אל המשתתפים.

בין האטרקציות שנוכל למצוא באירועים כאלו: אומני בלונים המכינים יצירות באופן אישי למשתתפים, תחנות צילום תמונות למגנטים, מופעי שירה או מוזיקה חיים ועוד.

פסטיבלים

אירועים כמו פסטיבלים, לרוב יתהדרו באטרקציות מרשימות במיוחד, היות והן מיועדות לקהל גדול. נוכל למצוא כאן למשל את "השור הזועם" – שעליו ניתן לרכב בעוד הוא מנסה לנער אותנו מעל גבו, הופעות של זמרים מפורסמים, הופעות ריקוד של להקות, ועוד.

דוגמה טובה להפקת אירוע בסדר גודל כזה – היא "פסטיבל הבירה" המוכר.

חדשנות בתוכן חוויתי

רוב הדוגמאות המוזכרות כאן, הם תכנים חווייתיים של הדור הישן. כאשר לרוב הלקוח יהיה מעוניין בתוכן חוויתי חדשני. מוביל חדשנות ייצור תוכן חוויתי מותאם באופן אישי לקהל היעד שלו, וכזה אשר לא תמצאו בשום מקום אחר.

הפקת אירוע דיגיטלי

מכוון שהמאמר נכתב בתקופת וירוס הקורונה, אנחנו מוצאים את עצמנו מפיקים יותר ויותר אירועים דיגיטלים. ואם לא אירועים דיגיטלים ב- 100% לפחות ברובם או כחלק מהבריף.

מדבר על אירועים בתיעוד ושידור ב – LIVE דרך הרשתות החברתיות! כאשר קבוצות שונות של אנשים יכולות לעבוד אחד עם השני במקביל משולחן המחשב בבית, ואף לפגוש אנשים חדשים בלובי דיגיטלי כפי שעושים באירוע רגיל; עם דוכני חסויות וכיוצא מזה.

מה כולל אירוע דיגיטלי?

החברות המציעות ללקוחותיהן אירוע דיגיטלי, חוסכות עבורכם את כאב הראש וההתעסקות בשיתוף האירוע ברשתות החברתיות, ובערוצי הסטרימינג השונים שהפכו לחלק בלתי נפרד מחיינו בשנים האחרונות.

מי מאיתנו שערך אירוע לאחרונה, בין אם מדובר בחתונה, בת מצווה או יום נישואין – יודע שהאירוע לא מסתיים כשאחרון האורחים הולך הביתה, כיוון שלאחר מכן מגיע הצורך העז לשתף את התמונות, הסרטונים והחוויות – בכל פלטפורמה דיגיטלית אפשרית.

חברות להפקת אירוע דיגיטלי

החברות המציעות אירוע דיגיטלי חוסכות לנו את ההתעסקות בהאשטגים, דאגה לצילום LIVE דרך האינסטוש, העלאת קטעי GIF וכדומה, ודואגות לשידור חי של האירוע והזרמה שלו ברשתות החברתיות. יחד עם מגוון פלטפורמות אינטרנטיות המאפשרות אינטראקציית וידאו ושיחה בין המשתתפים השונים באירוע לעצמם.

כך גם ניתן לשתף את האירוע בזמן התרחשותו עם אנשים יקרים עבורנו, שלא התאפשר להם להגיע, אם בשל מגפה עולמית ששמה את כולנו בסגר, ואם מסיבות של מגורים בחו"ל או מסיבות אחרות.

תקציב לאירוע

לשם תכנון התקציב לאירוע, השיטה המומלצת ביותר היא כמובן – להסתמך על החסכונות ששמרנו עבור האירוע ולתכנן אותו בהתאם.

בפועל הרבה מהאירועים מתקיימים בצורה שונה לחלוטין, דוגמת חתונות המתבססות פעמים רבות על המתנות הכספיות מהאורחים, על מנת לכסות חלק מעלויות האירוע או את כולו.

גם במצבים שבהם אנו מסתמכים על המתנות להשלמת התקציב נרצה לשבת ולערוך תכנון כלכלי שיעזור לנו להבין מה הגבול התקציבי שלנו.

מי שיודע להתנהל נכון כלכלית, יוכל למנוע מעצמו בעיות ועוגמת נפש לאחר מכן.

הרי על אף הרצון שיש לנו כדי לקיים אירוע מהמם וייחודי, אין בכך כל רווח במידה והוא גורם לנו תסכול ובעיות לאחר מכן.

במידה ואנו נעזרים בשירותי הפקת אירועים – המפיקים יוכלו לסייע בידינו בניהול התקציב, כיוון שמדובר בנושא שנכלל בתוכנית הלימודים שלהם. הדבר היחיד שזה מצריך מכם, הוא להגיד להם מה התקציב שלכם עוד בפגישה הראשונה.

השורה התחתונה: כמה עולה אירוע?

עלות אירוע

עלותו של האירוע שלנו יכולה לנוע בין אלפים, עשרות אלפים, ומאות אלפי שקלים וכמו שאומרים – השמים הם הגבול. העניין מושפע ישירות מסוג האירוע שאנו מעוניינים לערוך, למשל חתונה, בר מצווה, או יום גיבוש, והוא יהיה תלוי גם בגודל האירוע ; מספר האורחים והמוזמנים.

אך בסופו של יום תקציב האירוע לא יעבור את התקציב אשר הגדרתם בהצלחה, ועל כן רצוי מאוד להגיד עוד לפני הצעת המחיר עד כמה אתם מוכנים לשלם.

עלות הפקת אירוע

לגבי מחיר הפקת האירוע ובכן, שכרן של רוב חברות ההפקה מבוסס על עמלה – הנגזרת משווי האירוע כולו. העמלות של חברות ההפקה השונות נעות בין 10% ל – 20% ממחיר האירוע וכך למעשה נוצר מתאם מסוים בין כמות העבודה הנדרשת ובין שכרו של המפיק.

למרות שהמחיר מהווה שיקול חשוב בעת תכנון האירוע שלנו, אין להמעיט בערכן של המלצות הלקוחות הקודמים של החברה – ומומלץ לנו להסתמך על חוות הדעת שלהם, בין אם בשיחה טלפונית ובין אם דרך האינטרנט.

לסיכום

עבודתו של מפיק האירועים היא עבודה מורכבת שתפקידה היא לחבר את כל הקצוות הפתוחים עד כדי יצירת אומנות של ממש. לקחת את דמיון הלקוח – שלכם, ולהפוך אותו למציאות.

מעוניינים באירוע חלומי וחדשני על ידי מפיק אירועים שהוא גם מוביל חדשנות? פשוט תצרו קשר ונמשיך משם.